Es necesario ir más allá en el campo de la gestión de los documentos "records" digitales de la administración; ha habido muchos avances en los últimos años en relación al expediente y al documento electrónico administrativo, pero queda un enorme campo que requiere de planteamientos y metodologias que impliquen a todo el ciclo de vida de los datos desde la perspectiva de su archivo digital. Si estás interesado accede a nuestra publicación en Archivoz

En este último día del año queremos desear a todos nuestros amigos, clientes,  proveedores y colegas profesionales lo mejor para el 2013. El 2012 ha sido un año difícil  en el que Inforárea, como otras miles de pequeñas empresas, ha tenido que luchar duro por su supervivencia.  Hemos notado especialmente la contracción del gasto público que ha afectado a áreas importantes de la administración en las que tradicionalmente hemos desarrollando nuestra actividad.

La separación entre los ámbitos de la información estructurada y no estructurada es un hecho muy común en empresas y organizaciones. Se considera información no estructurada a toda aquella información electrónica creada u obtenida por los usuarios finales que no es almacenada en tablas de bases de datos relacionales: puede incluir e-mails, documentos ofimáticos, pdf, hojas de cálculo, presentaciones, documentos gráficos, audiovisuales, etc. Por exclusión, la información estructurada consiste en datos almacenados en campos y registros dentro de bases de datos relacionales.

Con ocasión de un reciente taller de Inforárea sobre gestión documental y aplicación de la ISO 30300 dirigido al sector aeronaútico, hemos tenido ocasión de acercarnos al conocimiento directo de la situación y características específicas de este campo de actividad y valorar en qué medida la implantación de un sistema certificado puede ayudar a la mejora en la ges

Por su interés para la empresa, transcribimos en este post la aportación de Alberto Biarge a la lista Arxiforum sobre las consecuencias en los plazos de conservación de la documentación fiscal y laboral que se derivan de la modificación de la Ley Orgánica 7/2012, de 27 de diciembre:

El pasado 19 de junio se presentó el informe encargado por el Gobierno a la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA), y que fue asumido por el propio Gobierno en el consejo de ministros celebrado el 21 de junio. En ese mismo consejo se aprobó la simplificación de 63 trámites, con un ahorro de 478 millones para ciudadanos y empresas, así como la creación de la Oficina para la Ejecución de la Reforma de la Administración, medidas ambas contempladas en el informe.

El objeto de esta nota es aportar una reflexión sobre una reciente experiencia que nos ha permitido articular un sistema de gestión de la información y los documentos, basada en la Norma  ISO 30300-1 en  el contexto de un sistema integrado de gestión empresarial.

El uso del correo electrónico ha crecido de forma exponencial en las administraciones públicas, hasta el punto de convertirse en la forma más habitual de comunicación escrita. La creciente relevancia de los correos electrónicos suscita todo tipo de cuestiones relativas al tratamiento y a la consideración que deben recibir. Aunque en España las administraciones públicas en estos temas han avanzado poco y en sentido a veces contradictorio, fuera de nuestras fronteras se han producido una novedad que conviene resaltar.

Muchas empresas y organizaciones están reorientando sus modelos de gestión hacia un enfoque basado en procesos que las permita ser más eficientes, flexibles y competitivas. Ello implica una evolución radical desde un modelo industrial basado en estructuras muy jerarquizadas, hacia un modelo horizontal que permita conectar de forma transversal las actividades de la organización.

En paralelo a esta tendencia se observa una creciente externalización de parte importante de la operación empresarial y/o de aquellos procesos que no constituyen la esencia del negocio.

Las circunstancias de la actividad e Inforarea en Colombia nos obligan a seguir muy de cerca la normatividad que afecta a la gestión de los documentos y el acceso a la información es ese país.